Aviso de prácticas de privacidad de los Grupos médicos de CirrusMD

ESTE AVISO EXPLICA CÓMO PODRÍA UTILIZARSE Y REVELARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. LÉALO CON ATENCIÓN.

Los Grupos médicos de CMDPN que se enumeran al final de este aviso (“Grupos médicos de CirrusMD” o “nosotros”) respetan la privacidad de todos y cada uno de sus pacientes y se comprometen a proteger la totalidad de su información de salud protegida (protected health information, “PHI”) en virtud de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (Health Insurance Portability and Accountability Act, “HIPAA”) y la ley estatal vigente.

Como parte de nuestro compromiso y cumplimiento legal, le brindamos este Aviso de prácticas de privacidad (“Aviso”). En este Aviso se describe lo siguiente:

• Nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad en relación con su PHI, incluida nuestra obligación de informarle sobre las filtraciones de datos que involucran su PHI no asegurada.
• Los usos y revelaciones que podemos hacer de su PHI.
• Sus derechos con respecto a su PHI.

INTRODUCCIÓN Y TRASFONDO

Los Grupos médicos de CirrusMD pertenecen a médicos y se dedican a brindar servicios remotos de atención médica con profesionales de la salud debidamente autorizados, tanto de forma sincrónica como asincrónica, a través de tecnologías seguras de chat, video, audio interactivo, almacenamiento y reenvío.

Es importante aclarar que, aunque tienen nombres similares, los Grupos médicos de CirrusMD son entidades legales distintas de CirrusMD Inc. y CMDPN, LLC.  CirrusMD Inc. y CMDPN, LLC no son proveedores de atención médica ni entidades cubiertas de conformidad con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (HIPAA) de 1996.  CMDPN, LLC y CirrusMD Inc. actúan como socios comerciales de los Grupos médicos de CMDPN.  En consecuencia, toda PHI que CMDPN, LLC y CirrusMD Inc. reciban o mantengan en nombre de los Grupos médicos de CMDPN, por lo general, estará sujeta a este Aviso y a los acuerdos que mantenemos con CMDPN, LLC y CirrusMD Inc. Sin embargo, CMDPN, LLC y CirrusMD Inc. pueden tener otras relaciones y acuerdos comerciales independientes de los Grupos médicos de CMDPN y toda información que reciban, creen o mantengan sobre usted de conformidad con esas relaciones separadas estará regulada por la política de privacidad de CirrusMD Inc. y CMDPN, LLC, en la cual los Grupos médicos de CMDPN no participan.

Nuestros usos y revelaciones

Como se describe abajo, es posible que usemos y revelemos su información en relación con estas actividades:

• El tratamiento que le brindamos.
• La facturación de los servicios.
• La administración de nuestra organización.
• Las investigaciones que realicemos.
• El cumplimiento de la ley.
• La respuesta a solicitudes de donación de órganos y tejidos.
• Nuestro trabajo con examinadores médicos o directores de funerarias.
• La respuesta a solicitudes de indemnización laboral, del orden público o de índole gubernamental.
• La respuesta a demandas y acciones legales.

Sus decisiones

Como se describe abajo, usted puede tomar decisiones con respecto al modo en que usamos y compartimos su información con los siguientes fines:

• Para comunicarnos con usted.
• Para informar a sus familiares y amigos sobre su cuadro clínico.
• Para ofrecer alivio en caso de catástrofe.
• Para brindar atención de salud mental.
• Para comercializar nuestros servicios o vender su información.

Sus derechos

Como se describe abajo, usted tiene derecho a lo siguiente:

• Obtener una copia de su información de salud protegida.
• Corregir su información de salud protegida.
• Pedirnos que limitemos la información que compartimos, en algunos casos.
• Obtener una lista de las personas con las que hemos compartido su información.
• Solicitar comunicación confidencial.
• Designar a una persona para que actúe en su nombre.
• Obtener una copia de este Aviso de prácticas de privacidad.
• Presentar una queja si cree que hemos infringido sus derechos a la privacidad.

CONTACTO

Si tiene preguntas sobre este Aviso, escriba a privacy@cirrusmd.com.

DEFINICIÓN DE LA PHI

Su PHI...

• Es información de salud sobre usted que se puede usar para identificarlo y que conservamos o transmitimos de forma escrita, oral o electrónica.
• Incluye información como su nombre, su información de contacto, sus cuadros clínicos pasados, presentes o futuros de naturaleza física o mental, el pago de productos o servicios de atención médica, o recetas.
• No incluye registros de empleo que su empleador podría retener.

ALCANCE

Creamos un registro de los servicios de atención y salud que recibe para brindarle cuidados y cumplir determinados requisitos legales. Este Aviso se aplica a la totalidad de la PHI que generamos.

Nosotros, nuestros empleados y otros integrantes del equipo de trabajo cumplimos con las obligaciones y las prácticas de privacidad que se describen en este Aviso y en toda modificación, una vez que surta efecto.

MODIFICACIONES DE ESTE AVISO

Podemos modificar los términos de este Aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará a disposición si lo solicita. También estará en los sitios web correspondientes al programa.

AVISO SOBRE FILTRACIONES DE DATOS

Usted podría tener derecho a recibir un aviso en caso de acceso o uso no autorizado de su PHI no asegurada.  Si la ley nos exige que le avisemos al respecto, lo haremos dentro del plazo establecido por la ley. En la mayoría de los casos, le avisaremos por escrito, por correo prioritario o por correo electrónico, si nos brindó su dirección de correo electrónico actual.  En algunas circunstancias, nuestros socios comerciales, que se describen de forma más detallada abajo, podrían proporcionar el aviso. En circunstancias limitadas, cuando la información de contacto en nuestro poder sea insuficiente o esté desactualizada, podríamos brindarle un aviso en un formato alternativo legalmente aceptable.

ACUERDOS DE ATENCIÓN MÉDICA ORGANIZADOS

Los Grupos médicos de CirrusMD participan en un acuerdo de atención médica organizado (organized health care arrangement, “OHCA”) que comparten de conformidad con la HIPAA. Un OHCA nos permite hacer lo siguiente:

• Brindar servicios de atención médica de forma conjunta dentro del Grupo médico de CirrusMD.
• Compartir PHI de los pacientes para respaldar las operaciones conjuntas de las entidades participantes.

El OHCA incluye a todos los Grupos médicos de CirrusMD que se enumeran al final de este Aviso y a los Grupos médicos de CirrusMD que comparten información médica entre sí con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica.

USOS Y REVELACIONES DE SU PHI

La ley nos permite o exige que usemos o revelemos su PHI por varios motivos que explicamos en este Aviso. Hemos incluido algunos ejemplos, pero no hemos enumerado todos los usos o revelaciones permitidos. Al usar o revelar PHI o solicitar su PHI a otra fuente, haremos esfuerzos razonables por limitar nuestro uso, revelación o solicitud de su PHI al mínimo necesario para lograr nuestro propósito previsto.

USOS Y REVELACIONES CON FINES DE TRATAMIENTO, PAGO U OPERACIONES DE ATENCIÓN MÉDICA

Tratamiento
Podemos usar o revelar su PHI y compartirla con otros profesionales que le brindan tratamiento, incluidos los médicos, enfermeros, técnicos, estudiantes de medicina o el personal hospitalario que forma parte de su atención. Por ejemplo, podemos revelar información sobre su estado de salud general a los médicos que tratan una lesión o afección específica.

Pago
Podemos usar y revelar su PHI para facturar servicios y recibir pagos de planes de salud o de terceros. Por ejemplo, compartimos su PHI con su plan de seguro médico, para que pague los servicios que usted recibe.

Operaciones de atención médica
Podemos usar y revelar su PHI para llevar adelante nuestras prácticas y mejorar su atención. Por ejemplo, podríamos usar su PHI para administrar los servicios que usted recibe o para hacer un seguimiento de la calidad de nuestros servicios de atención médica.

OTROS USOS Y REVELACIONES

Podemos compartir su información de otras formas, por lo general, con fines relacionados con la salud pública o con la investigación, o para contribuir al bien público. Para obtener más información sobre los usos y las revelaciones permitidos, visite www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html. Por ejemplo, estos otros usos y revelaciones pueden incluir lo siguiente:

Nuestros socios comerciales
Podemos usar su PHI y revelarla a personas o entidades externas que prestan servicios en nuestra representación, como los servicios de auditoría, de transcripción o legales (“Socios comerciales”). La ley les exige a nuestros socios comerciales y a sus subcontratistas que protejan su PHI del mismo modo en que lo hacemos nosotros. Estas partes también tienen la obligación contractual de usar y revelar su PHI únicamente según lo permitido y de protegerla de forma apropiada.

Intercambios de información de salud
We may participate in health information exchanges (HIEs), which support electronic information sEs posible que participemos en intercambios de información de salud (health information exchanges, “HIE”) que fomentan el uso compartido de información electrónica entre los miembros con fines de tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Las personas pueden rechazar los HIE. Haremos esfuerzos razonables para limitar el uso compartido de la PHI en estas actividades electrónicas para las personas que decidan no aceptar los intercambios. Si desea rechazar los HIE, escriba a privacy@cirrusmd.com.

Cumplimiento legal
Por ejemplo, compartiremos su PHI si el Departamento de Salud y Servicios Sociales (Department of Health and Human Services) lo exige al investigar nuestro cumplimiento con las leyes de privacidad.

Actividades de salud y seguridad pública
Por ejemplo, podemos compartir su PHI para lo siguiente:

• Informar lesiones, nacimientos y decesos
• Prevenir enfermedades
• Reportar reacciones adversas a medicamentos o defectos en dispositivos médicos
• Denunciar sospechas de abandono o abuso infantil, o de violencia doméstica
• Evitar amenazas graves a la salud o seguridad pública

Responder a acciones legales
Por ejemplo, podemos compartir su PHI para responder a lo siguiente:

• Una orden administrativa o citación judicial
• Una solicitud de presentación de pruebas
• Otro proceso legal

Investigación
Por ejemplo, podemos compartir su PHI para algunos tipos de investigaciones médicas que no requieren su autorización, por ejemplo, si una Junta de Revisión Institucional (institutional review board, IRB) ha eximido el requisito de autorización por escrito.

Examinadores médicos o directores de funerarias
Por ejemplo, podemos compartir PHI con médicos forenses, examinadores médicos o directores de funerarias cuando una persona fallece.

Solicitudes de indemnización laboral, del orden público o de índole gubernamental
Por ejemplo, podemos usar y revelar su PHI para lo siguiente:

• Reclamos de indemnización laboral
• Actividades de supervisión médica por parte de agencias federales o estatales
• Fines relacionados con el orden público, o con un funcionario del orden público
• Funciones gubernamentales especializadas, como actividades de militares y veteranos, seguridad e inteligencia nacional, servicios de protección presidencial o adecuación médica.

SUS DECISIONES

Puede tomar decisiones en cuanto a lo que compartimos en relación con determinada información de salud. Si tiene una preferencia clara en cuanto a cómo compartimos su información en las situaciones que se describen abajo, escríbanos a privacy@cirrusmd.com y haremos esfuerzos razonables por seguir sus instrucciones.

Tiene el derecho y la opción de indicarnos lo siguiente:

• Si podemos compartir información, como su PHI, estado general o ubicación, con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención.
• Si podemos compartir información para ofrecer alivio en caso de catástrofe, como a una organización de alivio, para ayudarlo a localizar o notificar a su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención.

Es posible que compartamos su información si creemos que es lo mejor para usted, según nuestro mejor criterio, y:

• Si no puede informarnos su preferencia; por ejemplo, si perdió el conocimiento o no responde a estímulos.
• Cuando sea necesario para reducir una amenaza grave e inminente a la salud o la seguridad.

USOS Y REVELACIONES QUE REQUIEREN AUTORIZACIÓN

In these cases we will only share En estos casos, solo compartiremos su información si nos autoriza por escrito:

• Determinados tipos de marketing
• Venta de su PHI o recepción de alguna compensación por revelarla
• Determinadas actividades de investigación
• Otros usos y revelaciones que no se describen en este Aviso

Puede revocar su autorización en cualquier momento, pero no afectará a la información que ya hayamos utilizado y revelado.

SUS DERECHOS

Usted tiene determinados derechos en relación con su información de salud. En esta sección se explican sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades de ayudarlo.

Tiene derecho a lo siguiente:

• Inspeccionar su PHI y obtener una copia. Tiene derecho a ver la PHI que mantenemos sobre usted o a obtener una copia (derecho a solicitar acceso). Algunas aclaraciones sobre sus derechos de acceso:
• Siempre podrá acceder a sus chats y a las notas de progreso en su cuenta. Si quiere recibir esa PHI directamente de nosotros, en lugar de acceder por sus medios, necesitamos que realice la solicitud de acceso por escrito, enviando un correo electrónico a privacy@cirrusmd.com.
• Puede solicitar que le brindemos una copia de su PHI a un familiar, a otra persona o a una entidad designada. Debe presentar estas solicitudes por escrito, enviando un correo electrónico a privacy@cirrusmd.com, y le enviaremos un formulario para que complete y nos entregue.
• Puede solicitar que enviemos una copia de su PHI a un tercero de su elección de forma regular y continua. Debe presentar estas solicitudes por escrito, enviando un correo electrónico a privacy@cirrusmd.com, y le enviaremos un formulario para que complete y nos entregue.
• Si solicita una copia de su PHI, por lo general, decidiremos conceder o denegar el acceso en un plazo de 30 días; sin embargo, si no podemos actuar dentro de los 30 días, le explicaremos el motivo de la demora por escrito y le indicaremos cuándo es posible que respondamos a su solicitud.
• En determinadas circunstancias limitadas podríamos denegar su solicitud de acceso. Sin embargo, en ese caso, le entregaremos una denegación por escrito con el fundamento de nuestra decisión y le explicaremos sus derechos a apelar o presentar una queja.
• Hacer enmiendas. Puede pedirnos corregir o enmendar la PHI que mantenemos sobre usted y que cree que es incorrecta o imprecisa. Para estas solicitudes:
• Debe enviar su solicitud por escrito a privacy@cirrusmd.com. Debe especificar la PHI imprecisa o incorrecta y explicar el motivo de su solicitud. Podemos pedirle que complete un formulario o que brinde información adicional para procesar su solicitud.
• Por lo general, decidiremos conceder o denegar su solicitud en un plazo de 60 días. Si no podemos responder dentro de ese plazo, le explicaremos el motivo de la demora por escrito e incluiremos una fecha prevista para nuestra decisión, que no tardará más de otros 30 días. Solo pediremos una extensión para responder a una solicitud.
• Si nos pide que enmendemos PHI que no forma parte de nuestros registros, que no creamos, que no forma parte de un conjunto de registros designados o que es precisa y completa, es posible que deneguemos su solicitud.
• Si denegamos su solicitud, le explicaremos el motivo por escrito. Tendrá derecho a presentar una declaración por escrito para expresar desacuerdo con la denegación y, si decide no hacerlo, puede solicitar que proporcionemos su solicitud original de enmienda y la denegación con toda revelación futura de PHI sujeta a la enmienda. Sin embargo, es posible que elaboremos una impugnación por escrito a la declaración de desacuerdo de una persona y que también se incluya en las revelaciones futuras.
• Anexaremos el material creado o presentado de conformidad con este párrafo a su registro designado.
• Solicitar restricciones adicionales. Tiene derecho a pedirnos que limitemos lo que usamos o compartimos de su PHI (derecho a solicitar restricciones). Puede ponerse en contacto con nosotros y pedirnos que no usemos ni compartamos determinada PHI con fines de tratamiento, pago u operaciones, o con determinadas personas que forman parte de su atención. Le pedimos que envíe esta solicitud por escrito a privacy@cirrusmd.com. No tenemos la obligación de estar de acuerdo con estas solicitudes, pero las tendremos en cuenta.
• Solicitar una descripción de las revelaciones. Tiene derecho a solicitar una descripción de determinadas revelaciones de la PHI que hayamos realizado. Le pedimos que envíe esta solicitud por escrito a privacy@cirrusmd.com. Para estas solicitudes:
• Responderemos dentro de los 60 días posteriores a la recepción de la solicitud. Durante dicho plazo de 60 días, podremos pedir 30 días adicionales, pero en caso de hacerlo, solo será una vez, incluiremos una declaración por escrito del motivo e indicaremos la fecha prevista en la que enviaremos la respuesta.
• Incluiremos todas las revelaciones, a excepción de aquellas sobre tratamientos, pagos y operaciones de atención médica, y determinadas revelaciones más, como las que usted nos solicitó que hiciéramos.
• Le brindaremos una descripción gratuita por año, pero cobraremos una tarifa razonable basada en los costos si solicita otra dentro de los 12 meses. Le informaremos los costos de antemano, y podrá decidir revocar o modificar su solicitud en ese momento.
• Designar a una persona para que actúe en su nombre. Si usted le ha concedido un poder médico a una persona, o si tiene un tutor legal, esa persona podrá ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su PHI.
• Solicitar comunicación confidencial. Tiene derecho a pedirnos que nos comuniquemos con usted sobre sus cuestiones médicas de determinada manera o en determinado lugar. Le pedimos que envíe esta solicitud por escrito a privacy@cirrusmd.com. Por ejemplo, puede pedirnos que solo nos comuniquemos con usted en su trabajo o en una dirección específica. Para estas solicitudes:
• Debe especificar cómo o dónde desea que nos comuniquemos con usted.
• Nos adaptaremos a las solicitudes razonables.
• Presentar quejas. Tiene derecho a quejarse si siente que hemos infringido sus derechos. No tomaremos represalias en su contra por presentar una queja. Estas son las formas en las que puede presentar una queja:
• Directamente ante nosotros, comunicándose con el encargado de Privacidad del Grupo médico de CirrusMD. Todas las quejas deben enviarse por escrito a privacy@cirrusmd.com.
• También puede presentar su queja ante la Oficina de Derechos Civiles (Office for Civil Rights) del Departamento de Salud y Servicios Sociales de los Estados Unidos. Para obtener información sobre cómo presentar una queja, visite www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

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CMDPN Medical Group of Delaware, P.A.

CMDPN Medical Group of Illinois, S.C.

CMDPN Medical Group of New Jersey, P.C.

CMDPN Medical Group of Texas, P.A.

CMDPN Medical Group of Washington, P.C.

Wallace Blake McKinney Medical Group of California, P.C.